Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета в компании — это не просто оформление приказов и хранение трудовых книжек. Это выстроенная система, которая напрямую влияет на налоговые риски, избежание штрафов ГИТ и сохранность репутации работодателя. В Омске мы сопровождаем более 200 организаций, полностью исключая претензии со стороны проверяющих органов. Ошибка в одном приказе об увольнении может обернуться взысканием до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ. Передайте рутинные задачи аттестованным специалистам и сконцентрируйтесь на развитии бизнеса. Рекомендуем начать с кадрового аудита — оцените текущее состояние документации за 3 дня.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

О ведении кадрового учета

Кадровый учёт — это документальное оформление всех этапов трудовых отношений: от приёма сотрудника до его увольнения. Законодательство требует, чтобы каждый шаг фиксировался в приказах, личных карточках, табелях и локальных нормативных актах. Компания обязана разрабатывать и утверждать штатное расписание, вести графики отпусков, заполнять трудовые книжки и подавать отчётность в Социальный фонд России. При несоблюдении регламентов Трудового кодекса РФ и Постановления Госкомстата № 1 инспекция по труду назначает штрафы. Для ООО сумма достигает 50 000 рублей, а при повторном нарушении — дисквалификация руководителя на срок до трёх лет.

Передавая ведение кадрового учета профессионалам, вы получаете прозрачную систему без просрочек и «потерянных» документов. Наши специалисты работают в связке с бухгалтерским аутсорсингом, что исключает расхождения между кадровыми и зарплатными данными. Это особенно важно при расчёте больничных, отпускных и формировании РСВ. Мы берем на себя не только текущее делопроизводство, но и разработку учетной политики в части кадрового документооборота, адаптированной под специфику бизнеса.

Кому необходимо профессиональное сопровождение

Вопреки распространённому мнению, качественное ведение кадрового учета критично не только для крупных заводов. Проверки ГИТ касаются любого работодателя, зарегистрированного в Омске. Наши тарифы разработаны с учётом реальной потребности разных категорий бизнеса:

• ООО на ОСНО и УСН с численностью до 15 человек — систематизация накопленных документов и построение прозрачного учёта без найма штатного кадровика.
• ИП с наёмными сотрудниками — полноценное оформление приёмов, переводов, отпусков и корректная сдача отчётов в СФР.
• Стартапы и IT-компании — постановка кадрового делопроизводства с нуля и настройка дистанционного документооборота.
• Некоммерческие организации и ассоциации — ведение учёта волонтёров и штатных единиц по специальным нормам НКО.
• Компании с иностранной рабочей силой — уведомление МВД, проверка патентов и разрешений, миграционный учёт.
• Сезонный бизнес — оперативное оформление срочных трудовых договоров и увольнений без накопления кадровых долгов.

Если вы сомневаетесь в компетенции штатного специалиста, воспользуйтесь услугой оценки квалификации бухгалтера при найме — мы проверим реальные знания кандидата до оформления в штат.

Что входит в сопровождение

Тарифы на ведение кадрового учета в «Финансовом крыле» закрывают все обязательные процедуры по ТК РФ. Комплексный подход освобождает предпринимателя от погружения в нормативные акты и обеспечивает готовность к любой проверке.

• Формирование и актуализация штатного расписания — структура компании, оклады и надбавки закрепляются в документе по форме Т-3. Мы своевременно вносим изменения при расширении штата или индексации зарплат, не допуская расхождений с фактическими выплатами.
• Приём, перевод и увольнение — полный цикл кадровых приказов по унифицированным формам. Проверяем документы соискателей на соответствие требованиям должности, чтобы избежать претензий по дисквалификации или подложным дипломам.
• Табелирование рабочего времени — ежемесячное заполнение табелей Т-12 или Т-13 с учётом ночных, сверхурочных и сменных графиков. Данные синхронизируются с бухгалтерским расчётом зарплаты.
• График отпусков и расчёт отпускных — ежегодное планирование и контроль предоставления отпусков с учётом производственной необходимости. Предупреждаем ситуации, когда неиспользованные дни накапливаются и грозят выплатой компенсаций при увольнении.
• Оформление больничных листов — взаимодействие с СФР по электронным листкам нетрудоспособности. Следим за соблюдением сроков выплат и кодов нетрудоспособности в отчётах.
• Ведение воинского учёта — постановка на учёт военнообязанных, взаимодействие с военкоматами Омска, подача форм № 6 и № 18. Отсутствие учёта карается штрафом до 70 000 рублей по ст. 21.4 КоАП.
• Подготовка отчётности в СФР и Росстат — заполнение и сдача ЕФС-1, сведений о трудовой деятельности и статистических форм. Контролируем контрольные соотношения, чтобы отчётность принималась с первого раза.
• Трудовые книжки и СТД-Р — переход на электронные книжки, выдача справок, внесение записей с соблюдением Инструкции Минтруда. Хранение бумажных книжек с ответственностью до момента выдачи на руки.
• Локальные нормативные акты — разработка ПВТР, положений о защите персональных данных, инструкций по охране труда. При запросе инспекции ГИТ полный пакет ЛНА предоставляется без задержек.
• Досудебное урегулирование трудовых споров — подготовка объяснений и документов для комиссии по трудовым спорам. Большинство конфликтов снимаем на стадии переговоров, экономя время и репутацию компании.

Кадровые данные напрямую влияют на расчёт страховых взносов. Для уверенности в отчётности рекомендуем также услугу РСВ и отчётность в СФР, где зарплатный и кадровый блоки сведены без расхождений.

Почему предприниматели Омска выбирают «Финансовое крыло»

За 15 лет работы мы накопили уникальный опыт в ведении кадрового учета для компаний из торговли, производства, строительства и ИТ-сектора. Цифры подтверждают нашу надёжность.

• Более 500 организаций на постоянном обслуживании по всей России, из них 70% — предприятия Омска и области. Среди клиентов нет текучки, 9 из 10 договоров пролонгируются ежегодно.
• Материальная ответственность до 5 000 000 рублей. Профессиональная деятельность застрахована в САО «РЕСО-Гарантия». Любая ошибка, допущенная по нашей вине, компенсируется без суда.
• Ноль штрафов от трудовой инспекции за всю историю компании. Мы не допускаем просрочек приказов, пропущенных медосмотров или некорректных записей в трудовых книжках.
• Экономия фонда оплаты труда до 40% по сравнению с содержанием штатного кадровика с совокупной зарплатой, налогами и организацией рабочего места. Вы платите только за фактически выполненные операции.
• Эксперты с аттестацией ИПБ России и дипломами по трудовому праву. Руководитель отдела кадров регулярно проходит обучение на семинарах Минтруда и Роструда, что гарантирует применение актуальных форм документов.
• Конфиденциальность персональных данных по 152-ФЗ. Вся документация хранится на защищённых серверах с ежедневным бэкапом. Доступ строго регламентирован, утечки исключены.

Глубокое понимание бухгалтерского и налогового учёта даёт нам преимущество перед чисто кадровыми агентствами. Вы получаете не просто приказы, а синхронизированный с бухгалтерией результат. Убедиться в этом легко, заказав проверку кадрового учета — за 2 рабочих дня выявим риски и дадим план исправления. При необходимости подключаем юридические консультации для бизнеса в области трудового права.

Стоимость ведения кадрового учета

Цена ведения кадрового учета формируется исходя из количества сотрудников, режима работы и глубины необходимого контроля. Ниже представлены типовые тарифы для Омска. Итоговая сумма фиксируется в договоре после анализа вашего документооборота.

Узнайте точную стоимость на бесплатной консультации. Мы также предлагаем однократную услугу постановки бухгалтерского учета с нуля, если вы только регистрируете бизнес и хотите сразу выстроить системную кадровую архитектуру.

Как начать работать с нами

Процесс передачи дел в Омске отлажен до одного рабочего дня. Все этапы фиксируются, клиент видит сроки и ответственных.

1. Заявка. Оставляете обращение на сайте или звоните по телефону 8 (800) 600-08-86. Менеджер уточняет численность персонала и текущие сложности.
2. Экспресс-диагностика. Бесплатно анализируем 2–3 кадровых документа, чтобы оценить масштаб работы. Вы получаете перечень критичных ошибок и предложение по тарифу.
3. Договор и передача базы. Подписываем соглашение с гарантиями конфиденциальности. Принимаем копии трудовых книжек, приказов, личных карточек через защищённый канал.
4. Настройка учёта. В течение 3 дней приводим документацию к единому стандарту, актуализируем графики отпусков и штатное расписание. При необходимости восстанавливаем пропущенные записи.
5. Текущее сопровождение. Каждый месяц направляем подписанные табели и отчёты. Вы получаете напоминания об истекающих сроках медосмотров или испытательных сроков.
6. Контроль и отчётность. Раз в квартал предоставляем аналитический срез по кадровым показателям: коэффициент текучести, расходы на персонал, прогноз отпусков.

Перед стартом регулярного обслуживания часто требуется восстановить бухгалтерские регистры, так как они тесно связаны с кадровыми данными. Комплексно решить задачу поможет услуга восстановления бухгалтерского учета. Если ваша компания меняет систему налогообложения, мы подключаем выбор системы налогообложения, чтобы зарплатные налоги не создавали кассовый разрыв.

Какие документы вы получаете ежемесячно

По итогам каждого отчётного периода клиент получает полный пакет закрывающих документов в электронном виде. Оригиналы приказов и книжек хранятся в офисе «Финансового крыла» до востребования или регулярно передаются курьером по Омску.

• Договор на оказание услуг с приложениями и перечнем ответственных лиц
• Акты выполненных работ с детализацией по каждому сотруднику
• Оригиналы приказов о приёме, переводе, увольнении, отпусках
• Заполненные табели учёта рабочего времени
• Трудовые книжки и вкладыши (при бумажном ведении)
• Карточки Т-2 с актуальными данными
• Сведения о трудовой деятельности, поданные в СФР
• Копии отчётов по воинскому учёту с отметками военкоматов
• Журналы регистрации инструктажей и медосмотров

При комплексном заказе главного бухгалтера на аутсорсинге вы получаете единый архив кадровой и бухгалтерской документации, что упрощает внутренний контроль и аудит.

Частые вопросы о кадровом учёте

Сколько стоит ведение кадрового учета в Омске?
Минимальная стоимость по тарифу «Базовый» — 7 500 рублей в месяц для штата до 5 человек. Цена увеличивается с ростом численности и добавлением опций вроде воинского учёта. Точную цифру называем после бесплатного аудита текущих документов.

Какие гарантии вы даёте на свою работу?
Профессиональная ответственность застрахована на 5 млн рублей. Все ошибки, допущенные нашими сотрудниками, исправляем за свой счёт. Если штраф всё же придёт по нашей вине, компенсируем его в полном объёме.

Сколько времени занимает восстановление учёта с нуля?
Для компании со штатом до 10 человек восстановление пропущенных приказов и записей в книжках занимает от 3 до 7 рабочих дней. Срок зависит от глубины «запущенности» и наличия электронных следов в прежних системах.

Что нужно от нас для начала работы?
Понадобятся скан-копии трудовых договоров, приказов, книжек и штатного расписания. Если часть документов утеряна, мы поможем восстановить их по косвенным данным и выгрузкам из банка. Доступ к 1С или аналогу ускорит синхронизацию.

Как часто вы сдаёте отчётность в СФР?
Сведения по форме ЕФС-1 подаём ежемесячно, а также по факту приёма/увольнения — не позднее следующего рабочего дня. Отдельные отчёты по воинскому учёту направляем в военкомат по графику, согласованному с вами.

Чтобы глубже разобраться в нюансах начисления зарплатных налогов, закажите консультации по бухгалтерскому и налоговому учёту. А для регулярного повышения квалификации вашего персонала действует программа обучения бухгалтеров и повышения квалификации.

Начните передавать кадровый учёт профессионалам

Вы почувствуете разницу после первого месяца сотрудничества: исчезнут срочные звонки от специалиста по кадрам, отчёты сдаются без авралов, а трудовая инспекция больше не вызывает паники. Оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру 8 (800) 600-08-86, чтобы записаться на бесплатную консультацию. Первые 30 минут диагностики — за наш счёт.

Оставить заявку на ведение кадрового учета

Если вы рассматриваете комплексное обслуживание, обратите внимание на бухгалтерский аутсорсинг и налоговую оптимизацию — вместе с кадровым учётом они создают систему без рисков и переплат.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«Ключевое правило, которое я неизменно повторяю при аудите клиентов: кадровый учёт не прощает формального подхода. Небрежность в оформлении отпуска без сохранения зарплаты или неправильный код выполняемой функции в СЗВ-ТД ведут к доначислению взносов и санкциям. В нашей практике был случай, когда неправильно оформленный дистанционный договор вызвал переквалификацию всей зарплаты в договор ГПХ — сумма штрафов превысила 300 тысяч рублей. Поэтому каждую запись мы сверяем с контрольными точками ФНС и СФР дважды, до отправки отчёта. Рекомендую предпринимателям внедрить ежеквартальную сверку кадровых приказов с расчётными ведомостями — это простая процедура экономит миллионы».